2016年12月21日 星期三

重要的事通常不緊急,而緊急的事通常不重要-美國前總統艾森豪

最近發現許多人知道時間四象限,但是卻不知道四象現怎麼分類,依舊習慣用急迫性來為自己的工作重要性分類、按照自己當下的直覺和意願來排工作順序,到最後重要的事情反而沒有處理,還是一直在瞎忙。



其實我自己的認知是這樣的
緊急」是必須立刻處理的
「重要」則是價值比較高的


1「重要又緊急」必須預防減少。

這個象限是體現危機處理能力沒錯,但其實很多事情都是因為準備不足,或是一再拖延,讓事情從「重要但不緊急」變得急迫,例如:客訴、財務危機

缺乏管理狀態下產生的問題,如果事先規劃做得好,這一類重要又緊急的事情就會減少,如果發現經常疲於奔命的再處理緊急事情,當滅火隊,那麼就應該好好檢討如何讓這樣的事情減少發生。

2「重要但不緊急」提升競爭力的重點。

如果已經身為管理者,這個象限就是最應該全心投入的工作,就必須把60%的精力投入「重要但不緊急」的工作(規劃、風險管理、預防、發展計畫)。

長時間忽略這個象限的工作,就會增加「重要又緊急」的工作量,陷入更大的壓力和危機,這個象限的工作例如: 作說明書、企畫書、規劃書、建立人際關係、持續學習、教育培訓、文件備份等等。

若是每次都根據直覺做事情,很可能遺漏或是不完整,導致後續需要耗費更大的精神或資源去矯正,若是不完整規劃變執行造成傷害就需要更多資源投入去扭轉錯誤,因此越高階的主管投入「重要但不緊急」的工作時間就越多。

3「不重要但緊急」零碎時間做,讓下屬或有空同事支援。

這類的事情,例如印文件、接電話、回LINE、發傳單、不需要參加的會議、腦袋中傳來陣陣呼聲告訴我們「這件事很重要」,其實這只是一種錯覺,花太多時間在這上面實際上沒有貢獻,能教帶出去的就應該要交給下屬去做,或是安排一段時間完成,例如:早上9:00回完email就不再開email。

4「不緊急也不重要」有效率的安排時間放鬆。

很多人說這個象限不需要花時間,但我則認為這種不重要不緊急的事情偶爾也能療癒心靈,例如看搞笑片,和同事聊聊天、看電視,不需要對自己太過苛刻,但也不需花太多時間消磨生命,只要時間分配得當偶爾放空也是很不錯的阿。


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